Inwentaryzacja środków trwałych to ustawowy obowiązek przeliczania zasobów danego przedsiębiorstwa w częstotliwości minimum raz w roku. Spis przedmiotów można wykonać na 3 sposoby:

• Spis z natury — pierwsza z wykształtowanych form przeprowadzania inwentaryzacji, polegająca na ręcznym tworzeniu bazy zasobów firmowych. Do jej wykonania potrzebna jest kartka i długopis. Jest bardzo pracochłonną metodą cechującą się niestety sporą ilością błędów.
• Inwentaryzacja za pomocą kodów kreskowych — bardziej nowoczesna metoda identyfikacji zasobów firmy, polegająca na znakowaniu przedmiotów podlegających inwentaryzacji kodami kreskowymi, a następnie zeskanowaniu ich przez czytnik. Jest poprzedniczką metody RFID.
• Inwentaryzacja za pomocą RFID — najbardziej innowacyjna metoda wykonywania obliczeń zasobów firmowych. Dzięki specjalnie zakodowanym tagom RFID i odpowiedniej aplikacji przedmioty mogą zostać zinwentaryzowane w kilka sekund, a prawdopodobieństwo błędu zostaje wyeliminowane.

Kiedy powinna być przeprowadzana inwentaryzacja?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa inwentaryzacja powinna zostać przeprowadzona minimum raz w roku. Najpopularniejszy sezon na inwentaryzację rozpoczyna się w ostatnim kwartale roku. To wtedy większość firm decyduje się na jej wykonanie. Są jednak przedsiębiorstwa, które swoje zasoby muszą inwentaryzować bardzo często. Sytuacja taka ma miejsce np. w przypadku procesów magazynowania, gdzie spis przedmiotów tworzony jest nawet raz dziennie.

Kto jest odpowiedzialny w firmie za inwentaryzację?

Regulacje prawne nie definiują bezpośrednio, kto w danym przedsiębiorstwie powinien być odpowiedzialny za przeprowadzenie inwentaryzacji. W wielu firmach decyzja o delegowaniu osoby do tego zadanie jest uzależniona od struktur wewnętrznych. Najczęściej jest to zadanie działu logistyki lub księgowości. Zdarza się również, że inwentaryzacja przydzielona zostaje osobie z najmniejszym nakładem pracy, ponieważ do jej przeprowadzenia nie są potrzebne specjalne uprawnienia lub kwalifikacje.

Ile kosztuje inwentaryzacja?

Koszty związane z inwentaryzacją najłatwiej przedstawić w formie porównania dwóch przedsiębiorstw wykonujących inwentaryzację za pomocą różnych metod:

Firma X posiada ponad 900 zasobów, które powinny zostać zinwentaryzowane. Właściciel decyduje się na spis z natury. Deleguje 4 osoby, które ręcznie przez 5 dni będą wykonywały szczegółową bazę danych przedmiotów znajdujących się w przedsiębiorstwie. Sytuacja powtórzy się za rok.

Firma Y również posiada ponad 900 zasobów, jednak decyduje się na wykorzystanie rozwiązania Jinventory. Dzięki zastosowaniu tagów RFID cała inwentaryzacja trwa jeden dzień i do jej wykonania wystarczy jeden pracownik. Tak przygotowane tagi wraz z odpowiednio zsynchronizowaną aplikacją są gotowe do użytku w kolejnym roku.

Jaki z tego wniosek? Rozwiązanie Jinventory to optymalizacja kosztów, zmniejszenie czasu potrzebnego na przeprowadzenie inwentaryzacji oraz wyeliminowanie ryzyka popełnienia błędu przez człowieka.

Jak działa system Jinventory?

Rozwiązanie Jinventory składa się z aplikacji (dwuczęściowej) i pozwala na przeprowadzanie inwentaryzacji za pomocą kodów kreskowych lub RFID. Druga część to aplikacja webowa, dostępna z poziomu każdej przeglądarki internetowej. Jinventory daje możliwość kontroli zasobów i ich przypisywania do poszczególnych miejsc. Automatyzowanie procesu inwentaryzacji znacząco ogranicza powstające błędy  generowane przez „czynnik ludzki”, oraz skraca czas uzupełniania arkusza spisowego, i eliminuje przepisywanie wartości z dokumentów papierowych do systemu.

Możliwa jest współpraca Jinventory z systemem posiadanym przez klienta lub praca niezależna (definiowanie formatów importu i exportu).

Gdzie są magazynowane dane?

Dane dotyczące zasobów firmy magazynowane są w aplikacji, która komunikuje się bezpośrednio z systemem zewnętrznym. Czytnik ściągający informacje z kodów kreskowych lub tagów RFID to tylko narzędzie. Główną rolę odgrywa natomiast aplikacja dostępna przez stronę webową. To w niej znajduje się cała baza danych sczytanych zasobów. Z tego poziomu można wykonać raport lub eksport danych. Aplikacja jest dostosowana do użytku wyłącznie przez wyznaczonych pracowników, zapewniając tym samym bezpieczeństwo danych.

Dlaczego Jinventory?

Aplikacja Jinventory jest przejrzysta i bardzo intuicyjna. Dodatkowo jej główną zaletą jest zdecydowane usprawnienie procesów oraz dostępność z poziomu przeglądarki internetowej. Jako integrator rozwiązań informatycznych jesteśmy w stanie pomóc naszym Klientom zsynchronizować oprogramowanie z systemem zewnętrznym ERP.

Chcesz dowiedzieć się więcej, o tym jak wdrożyć system Jinventory w swojej Firmie?

Wszystkich chętnych zapraszamy na darmowe warsztaty online, podczas których szczegółowo przedstawimy jak działa Jinventory i jakie są korzyści z wdrożenia go w Twoim przedsiębiorstwie.

Link do rejestracji na warsztaty ➡  https://lnkd.in/dN_tUTs4