Przepisy dotyczące kas fiskalnych w KSeF

Do końca 2026 roku:

• wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących jest możliwe i odbywa się poza KSeF
• paragon z NIP nabywcy do 450 zł jest uznawany za fakturę i także nie jest przesyłany do KSeF.

Od 1 stycznia 2027 roku nie będzie możliwe wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących, a paragony fiskalne z NIP nabywcy nie będą uznane za faktury.

Oznacza to, że sklep z kasą fiskalną do końca 2026 roku może wydrukować fakturę z kasy lub paragon z NIP nabywcy (do 450 zł) zamiast e-faktury i będzie to honorowane. Jednak od 2027 roku wszystkie faktury będą musiały być wystawiane już wyłącznie w KSeF.

źródło: Biznes Gov

Czy jesteś gotowy na KSeF?

Jeśli należysz do grupy podatników objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 kwietnia 2026 r., warto już teraz zadać sobie kluczowe pytanie:

Czy Twoje Twoje oprogramowanie sprzedażowe jest na to przygotowane?

W szczególności dotyczy to użytkowników systemów sprzedaży i fakturowania takich jak PC-POS oraz PC-Market.
Obsługa KSeF będzie możliwa wyłącznie w najnowszych wersjach oprogramowania i wymaga aktywnej subskrypcji.

Starsze wersje systemów nie zapewnią możliwości wystawiania ani odbierania faktur w KSeF, co może skutkować problemami z ciągłością sprzedaży i rozliczeń.

Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.

Projekt skierowany do konsultacji zawiera szereg rozwiązań mających na celu wsparcie podatników we wdrożeniu obowiązku i stosowaniu systemu w sposób możliwie prosty i sprawny. W wyniku weryfikacji założeń projektu zostały wypracowane rozwiązania, które wychodzą naprzeciw zasadniczym oczekiwaniom przedsiębiorców dotyczących wystawiania faktur w KSeF.

źródło: www.gov.pl

Najczęściej zadawane pytania dotyczące urządzeń fiskalnych w KSeF

1. Czy KSeF zastępuje kasę fiskalną?

Nie.
KSeF nie zastępuje kasy fiskalnej. Są to dwa odrębne systemy:

kasa fiskalna → ewidencja sprzedaży na rzecz osób fizycznych (B2C),
KSeF → wystawianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych (głównie B2B).

2. Czy sprzedaż z kasy fiskalnej trzeba wysyłać do KSeF?

Nie bezpośrednio. Do KSeF trafiają faktury, a nie paragony.

Jeśli jednak do paragonu wystawiana jest faktura, to ta faktura powinna zostać wystawiona w KSeF (jeśli podatnik podlega obowiązkowi).

3. Czy muszę wymienić kasę fiskalną z powodu KSeF?

Z reguły nie.
KSeF nie wymaga wymiany kasy fiskalnej, o ile:

• kasa spełnia dotychczasowe wymogi (np. online, jeśli była wymagana),
• nie chcesz integrować kasy bezpośrednio z systemem fakturowym/KSeF.

4. Czy kasa fiskalna musi być zintegrowana z KSeF?

Nie ma takiego obowiązku.

Integracja:

• jest dobrowolna,
• może usprawnić wystawianie faktur do paragonów,
• zależy od oprogramowania i producenta kasy.

5. Co z fakturami uproszczonymi (paragon do 450 zł)?

Paragon z NIP do 450 zł = faktura uproszczona, obecnie nie jest on przesyłany do KSeF jako faktura.

Sytuacja zmieni się w 2027 roku kiedy to wystawianie paragonów z NIP-em nie będzie już możliwe – wszystkie faktury będą musiały być wystawiane już wyłącznie w KSeF.

6. Czy KSeF zmienia obowiązki raportowe kasy (raport dobowy/miesięczny)?

Nie.
Obowiązki dotyczące raportów dobowych i miesięcznych, przechowywania kopii, pozostają bez zmian.