Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Nic dziwnego, że przedsiębiorcy masowo zadają sobie pytania:
czy KSeF oznacza koniec kas fiskalnych?
czy paragon nadal będzie potrzebny?
jak pogodzić sprzedaż dla konsumentów i firm w jednym biznesie?

Choć na pierwszy rzut oka KSeF i kasa fiskalna dotyczą tego samego obszaru – dokumentowania sprzedaży – w praktyce pełnią zupełnie inne role i będą funkcjonować równolegle, a nie zamiennie.

Kasa fiskalna – fundament sprzedaży dla konsumentów

Kasa fiskalna pozostaje podstawowym narzędziem ewidencji sprzedaży na rzecz:

• osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
• rolników ryczałtowych.

W praktyce mówimy tu o sprzedaży typu B2C.
Po przekroczeniu limitu 20 000 zł rocznego obrotu na rzecz konsumentów (lub przy sprzedaży określonych towarów i usług objętych obowiązkiem bez względu na limit), przedsiębiorca musi rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej i wydawać paragon.

I to się nie zmienia wraz z wejściem KSeF.

KSeF – nowy standard fakturowania między firmami

Krajowy System e-Faktur dotyczy sprzedaży:

• pomiędzy podatnikami VAT,
• w relacjach B2B.

W KSeF wystawia się tzw. faktury ustrukturyzowane, czyli dokumenty elektroniczne o jednolitej strukturze, które:

• trafiają bezpośrednio do centralnego systemu Ministerstwa Finansów,
• są tam archiwizowane,
• są automatycznie uznawane za doręczone kontrahentowi.

Faktury dla konsumentów nie muszą być wystawiane w KSeF – w tym zakresie system pozostaje dobrowolny.

Czy KSeF zlikwiduje kasy fiskalne? Nie – i to warto zapamiętać

Jednym z najczęściej powtarzających się mitów wokół Krajowego Systemu e-Faktur jest przekonanie, że jego wdrożenie oznacza koniec kas fiskalnych. W praktyce nic takiego się nie wydarzy. KSeF nie został zaprojektowany jako narzędzie do obsługi sprzedaży detalicznej i nie zastępuje urządzeń fiskalnych. Jego rola jest zupełnie inna i dotyczy wyłącznie fakturowania transakcji pomiędzy przedsiębiorcami.

Krajowy System e-Faktur nie obsługuje paragonów fiskalnych i nie służy do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz konsumentów. Oznacza to, że każda sprzedaż skierowana do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nadal będzie musiała zostać zarejestrowana na kasie fiskalnej, a podstawowym dokumentem potwierdzającym transakcję pozostanie paragon. Jednocześnie sprzedaż realizowana pomiędzy firmami będzie wymagała wystawienia faktury w KSeF. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność równoległej pracy w dwóch systemach, które obsługują różne grupy klientów i różne

Harmonogram wdrożenia KSeF a praktyka sprzedaży

Terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF mają bezpośredni wpływ na sposób funkcjonowania firm, również tych, które na co dzień korzystają z kas fiskalnych.

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie największe przedsiębiorstwa.

Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 roku, system stanie się obligatoryjny dla pozostałych podatników VAT.

Najpóźniej, bo od 1 stycznia 2027 roku, do KSeF dołączą podmioty wykluczone cyfrowo, o ile ich miesięczna wartość sprzedaży fakturowej nie przekracza 10 tysięcy złotych brutto.

Te daty są szczególnie istotne dla przedsiębiorców, którzy dotychczas wystawiali faktury bezpośrednio z kasy fiskalnej lub korzystali z paragonów z NIP jako faktur uproszczonych. To właśnie w tym obszarze zmiany będą najbardziej odczuwalne.

Czy kasa fiskalna musi być zintegrowana z KSeF?

Nie ma takiego obowiązku. Kasa fiskalna działa niezależnie od Krajowego Systemu e-Faktur, ponieważ paragony fiskalne nie są fakturami ustrukturyzowanymi i nie podlegają raportowaniu do KSeF. Sprzedaż detaliczna, czyli transakcje B2C, pozostaje poza obowiązkowym zakresem systemu.

Sytuacja zmienia się jedynie wtedy, gdy konsument zażąda wystawienia faktury do paragonu. W takim przypadku przedsiębiorca może wystawić fakturę poza KSeF, jeśli przepisy nie nakładają na niego obowiązku korzystania z systemu, albo zdecydować się na dobrowolne wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF. Wybór zależy od etapu wdrożenia systemu i statusu podatnika.

Najpoważniejsze zmiany dotyczą przedsiębiorców, którzy do tej pory wykorzystywali kasę fiskalną nie tylko do wystawiania paragonów, ale również do generowania faktur dla firm. Dotyczy to także paragonów z NIP do kwoty 450 zł brutto, które są traktowane jako faktury uproszczone.

Rok 2026 będzie w tym zakresie okresem przejściowym. Od lutego do końca grudnia faktury wystawiane z kas fiskalnych oraz paragony z NIP do 450 zł pozostaną wyłączone z obowiązku przesyłania do KSeF. Ten czas został przewidziany na dostosowanie systemów sprzedażowych, procedur wewnętrznych i sposobu obsługi klientów firmowych.

Od 1 stycznia 2027 roku nastąpi jednak wyraźna granica. Faktury wystawiane na rzecz podatników VAT nie będą mogły być już generowane z poziomu kasy fiskalnej. Każda taka transakcja będzie musiała zostać udokumentowana fakturą wystawioną wyłącznie w KSeF. Kasa fiskalna pozostanie narzędziem przeznaczonym wyłącznie do rejestrowania sprzedaży konsumenckiej i wystawiania paragonów.

Jak KSeF i kasa fiskalna funkcjonują razem w codziennej pracy?

Firmy, które obsługują zarówno klientów indywidualnych, jak i przedsiębiorców, będą musiały bardzo jasno rozdzielić procesy sprzedaży. W praktyce oznacza to, że sprzedaż detaliczna nadal będzie przebiegała przez kasę fiskalną i kończyła się wydaniem paragonu, natomiast każda sprzedaż na rzecz firmy będzie wymagała wystawienia faktury w KSeF.

Po 2027 roku nawet drobne zakupy dokonywane przez przedsiębiorcę nie będą mogły być „załatwione” paragonem z NIP. W takich przypadkach konieczne będzie wystawienie pełnoprawnej faktury w systemie KSeF, niezależnie od kwoty transakcji.

Po zakończeniu wszystkich okresów przejściowych model dokumentowania sprzedaży stanie się jednoznaczny. Kasa fiskalna będzie obsługiwała wyłącznie sprzedaż konsumencką, natomiast KSeF stanie się jedynym kanałem fakturowania sprzedaży pomiędzy firmami. Faktury nie będą już drukowane ani przesyłane e-mailem, ponieważ system automatycznie uzna je za doręczone kontrahentowi. Dokumenty będą przechowywane centralnie przez 10 lat, co zdejmie z przedsiębiorców obowiązek archiwizacji, ale jednocześnie wymusi większą dyscyplinę w zakresie poprawności danych i terminowości wystawiania faktur. Księgowość i sprzedaż będą musiały działać w pełnej synchronizacji, często w oparciu o jedno, zintegrowane oprogramowanie.

Jak przygotować firmę na KSeF i nowe zasady pracy z kasą fiskalną?

Aby uniknąć chaosu organizacyjnego, warto odpowiednio wcześnie przygotować firmę na nadchodzące zmiany. Kluczowe znaczenie ma weryfikacja systemów sprzedażowych i księgowych pod kątem integracji z KSeF, uporządkowanie procedur dotyczących wystawiania paragonów i faktur oraz przeszkolenie pracowników, którzy mają bezpośredni kontakt z klientami. Niezwykle istotne są także testy Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 oraz zadbanie o właściwe uprawnienia, takie jak certyfikat KSeF lub zgłoszenie ZAW-FA.