Otwierasz biznes? Ważną kwestią będzie zakup kasy fiskalnej. Kasa fiskalna bardzo usprawni działanie Twojej firmy. Jako właściciel będziesz miał kilka obowiązków, które należy wypełnić w związku z posiadaną kasą. Podpowiemy, na co zwrócić uwagę i o czym należy pamiętać! Są to ważne aspekty z punktu prowadzenia biznesu, ale również bardzo istotne kwestie jeśli korzystamy z ulgi na urządzenie fiskalne.

Zgłoszenie kasy w urzędzie skarbowym

Klient musi złożyć zgłoszenie do Urzędu Skarbowego. Składamy je najpóźniej na 1 dzień przed terminem ufiskalnienia kasy . Zgłoszenie dokonywane jest poprzez złożeniem zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Zawiera m.in. takie informacje jak dane podatnika, datę rozpoczęcia ewidencji, liczbę kas i miejsca ich instalacji (adresy) – zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.

Fiskalizacja kasy

Fiskalizacja jest obowiązkowa i musi być zgłoszona w ciągu 7 dni w Urzędzie Skarbowym właściwym dla podatnika. Od momentu fiskalizacji raporty dobowe, które zawierają dzienną sprzedaż, zapisywane są w pamięci fiskalnej urządzenia. W tym wypadku obowiązuje druk urzędowy: „Zgłoszenie kasy przez podatnika”.

Fiskalizację wykona dla nas serwis posiadający do tego uprawnienia. To sam producent lub importer ustala, który serwis będzie najbardziej odpowiedni i nadaje mu owe uprawnienia. Producent wskaże nam, w którym miejscu należy serwisować nasze kasy fiskalne. Jeśli mamy zamiar posiadać więcej urządzeń, warto dla własnej wygody zdecydować się na taki ich rodzaj lub markę, którą obsługiwać będzie mógł jeden i ten sam serwis. Gdyby zdarzyło się, że musimy zmienić serwis, fakt ten zgłaszamy w pierwszej kolejności do producenta. Dopiero po jego akceptacji musimy skontaktować się z Urzędem Skarbowym i poinformować ich o zmianach. Tu może pojawić się pytanie, dlaczego wymagana jest taka procedura? Otóż w przypadku uszkodzenia kasy jedynie wskazany serwis ma prawo do odczytu danych pochodzących z pamięci fiskalnej.

Kopie archiwalne paragonów fiskalnych

Kasa działa, a my stawiamy pierwsze kroki w jej obsłudze. Na tym etapie musimy pamiętać o przechowywaniu kopii archiwalnych dla wszystkich wydanych paragonów.

Prawo wymaga, aby właściciel urządzenia przechowywał takie kopie przez 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym paragon został wydany. To, jak będzie się odbywać archiwizacja zależy już od sposobu działania wybranego modelu kasy.

Wersje archiwalne mogą występować jako elektroniczne pliki. Kasa zapisze je nam na karcie pamięci SD lub innym nośniku.

Raport fiskalny dobowy i miesięczny

Prowadząc sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej sprzedający ma obowiązek:

• rejestrować każdą sprzedaż i wydać oryginał paragonu fiskalnego,
• po zakończeniu sprzedaży w danym dniu wykonać raport fiskalny dobowy, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym
• wykonać raport fiskalny miesięczny do 25 dnia następnego miesiąca.

W raporcie znajdziemy dane dotyczące łącznej kwoty sprzedaży brutto, z podziałem na stawki VAT oraz informacja na temat należnego podatku VAT.

Przeglądy techniczne

Według zapisów prawnych nasza kasa powinna być oddawana do przeglądu co dwa lata. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, aby odbywało się to częściej. Serwis podczas takiego przeglądu dokonuje konserwacji oraz naprawy usterek.

Data obowiązkowego przeglądu zależna jest od daty fiskalizacji lub poprzedniego obowiązkowego przeglądu urządzenia fiskalnego – od tego terminu nie mogą minąć dwa lata.

Data fiskalizacji lub poprzedniego przeglądu wpisana jest w książkę serwisową urządzenia. W razie problemów z ustaleniem daty skontaktuj się z nami. Warto pamiętać, że pilnowanie daty obowiązkowego przeglądu technicznego leży po stronie Podatnika.

Podczas przeglądu potrzebna jest książka serwisowa, inaczej nazywana Książką Kasy Rejestrującej. To nic innego jak spis wszelkich informacji dotyczących naszej kasy.

Do książki serwisowej wpisywane są informacje dotyczące każdego kolejnego przeglądu. Serwisant dzięki niej będzie dokładnie wiedział, jakie prace były na niej wykonywane. Z punktu widzenia podatnika bardzo istotne są udokumentowane obowiązkowe przeglądy techniczne, które weryfikowane sa m.in. przy korzystaniu z ulgi na urządzenie fiskalne. Więcej o obowiązkowych przeglądach technicznych znajdą państwo tutaj.

Numer ewidencyjny urządzenia

Warto pamiętać, że podatnik ma obowiązek nanieść trwale na urządzenie nadany numer ewidencyjny. Można to zrobić za pomocą trwałej etykiety foliowej lub po prostu permanentnego markera. Ważne, żeby informacja była trwała i czytelna.